第一章 总则

第一条【宗旨】为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条【合同定义】本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议，包括各种战略合作协议、框架合作协议、合作意向书等形式出现的合意契约。

第三条【合同形式】学校对外发生民事法律行为，除即时履行完毕或按规定可以不订立书面合同外，应订立书面合同，明确双方权利义务。

合同文本应正式打印或印刷制作。通过信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等）就合同主要条款达成合意的，应另行签订书面协议。

第四条【合同种类】合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为重大合同、重要合同和一般合同三类。

（一）重大合同是指金额在100万元及以上、涉外合同或合同事项对学校发展可能产生重大影响的合同；

（二）重要合同是指金额在50万元-100万元或合同事项对学校发展可能产生较大影响的合同；

（三）不符合重大或重要合同条件的为一般合同。

第五条【合同管理定义】本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第六条【合同管理机制】学校合同管理实行“法定授权、统一指导、归口管理、承办负责”的工作机制。

法定授权是指订立合同权限由学校法定代表人（校长）依据学校相关合同管理办法进行书面授权。未经授权，任何部门和个人不得以学校名义对外签订合同。

统一指导是指合同管理办公室对学校作为独立民事主体与其他平等主体签订的合同进行统一的管理和指导。

归口管理是指学校各职能部门对各自职责范围内的合同事务进行管理，职能部门主要负责人为合同管理责任人。

承办负责是指学校各二级单位（含二级学院及职能部门）作为合同的承办单位，负责合同事务的各项具体工作，承办单位的主要负责人为合同承办责任人。

第七条【合同管理原则】学校各部门应各司其职，在合同签订和履行时应遵守国家法律、法规、规章和政策规定，遵守学校合同管理制度，贯彻平等互利、协商一致、诚实信用的原则，维护学校的合法权益。

第八条【禁止条款】学校不得签订经济担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

严禁未经授权，擅自以学校名义对外签订合同。

第二章 合同管理部门及其职责

第九条【合同管理工作领导小组】学校成立徐州工程学院合同管理工作领导小组，全面领导学校各部门的合同管理工作，负责批准相关合同管理制度，决定合同管理相关重大问题，协调解决部门之间的争议。

第十条【合同管理办公室】徐州工程学院合同管理工作领导小组下设合同管理办公室，挂靠审计处。负责合同事务综合管理的日常工作。

第十一条【统一指导机构】合同管理办公室是学校合同的综合管理部门，统一指导、管理各部门的合同管理工作。主要职责包括：

（一）制定学校合同管理的基本规章制度；

（二）制定、审核规范的合同示范文本；

（三）负责学校合同文本的法律审查；

（四）审查合同合法性、适当性，提出法律意见；

（五）参与学校重大合同的可行性研究、洽谈、起草、修订等工作；

（六）监督各部门的合同履行工作；

（七）指导各部门处理合同争议、纠纷工作；

（八）为各部门办理合同事务提供必要的法律咨询服务；

（九）涉及合同事务管理、监督的其他工作。

第十二条【归口管理部门】学校合同归口管理部门是指依据本办法规定的管理范围代表学校进行合同业务管理的部门。

合同归口管理部门应指定专人作为合同管理员。

第十三条【归口管理范围】学校各部门归口管理范围如下：

（一）组织部：负责由其组织的干部培训、扶贫开发等与部门业务相关的合同管理；

（二）宣传部(党校、校报编辑部、新闻中心)：负责宣传、广告服务等与部门业务相关的合同管理；

（三）统战部：负责统战、党外人士培训、考察等与部门业务相关的合同管理；

（四）工会：负责教职工福利、文化、妇女等与部门业务相关的合同管理；

（五）团委：负责团组织培训、活动、校外实践等与部门业务相关的合同管理；

（六）教务处（教师教学发展中心）：负责全日制学历教育联合办学、教材采购、人才培养、实习基地建设同等与部门业务相关的合同管理；

（七）人事处（师资办公室）：负责学校涉及人力资源与人事管理等与部门业务相关的合同管理；

（八）财务处：负责学校与金融机构签订的借款合同、合作服务协议等与部门业务相关的合同管理；

（九）学生处：负责学生公寓物品、服装、保险采购、学生管理等部门业务相关的合同管理；

（十）保卫处：负责学校安保、监控、消防维保等与部门业务相关的合同管理；

（十一）审计处：负责学校委托社会中介机构进行的工程跟踪审计、工程量清单控制价编制、工程结算审计、工程财务决算审计、财务预算执行及决算审计、其他专项审计等与部门业务相关的合同管理；

（十二）科研处（社科处、学科建设与研究生管理处）：负责自然科学类、人文社科类纵向科研项目合同及技术开发、咨询、服务、成果转让横向合同等与部门业务相关的合同管理；

（十三）产业处、大学科技园管理办公室：负责学校对外投资合作经营等与部门业务相关的合同管理；

（十四）招生就业处：负责招生、就业、创业等与部门业务相关的合同管理；

（十五）后勤管理处（后勤服务中心）：负责维修改造、装饰装修、简易（临时）建筑建设等工程采购，各类家具、餐饮原材料及用具、医疗器械、药品等物资采购，物业管理、商铺及餐厅经营权承包、校区出租、水电设备运行托管、节能系统、电梯和中央空调等公共设备维保等与部门业务相关的合同管理；

（十六）基建处：负责建设工程设计、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料、工程配套设备采购等与部门业务相关的合同管理；

（十七）实训实验室与设备管理处：负责教学、科研实验室仪器设备材料采购、维护项目等与部门业务相关的合同管理；

（十八）国有资产管理处（招投标办公室）：负责涉及招标代理和学校资产管理、使用、处置等与部门业务相关的合同管理；

（十九）发展规划处：负责学校接受社会资助、校友捐赠等与部门业务相关的合同管理；

（二十）国际交流合作处（国际交流学院）：负责中外合作办学等项目以及其他涉及国际合作交流事项的与部门业务相关的合同管理；

（二十一）离退休干部工作处：负责离退休干部组织、考察、服务、慰问等与部门业务相关的合同管理  ；

（二十二） 档案馆：负责档案管理、研究、利用等与部门业务相关的合同管理；

（二十三）学报编辑部：负责出版印刷与部门业务相关的合同管理；

（二十四）高教研究及评估中心：本科教学质量监控、本科教学评估、高等教育教学研究项目等与与部门业务相关的合同管理；

（二十五）信息化中心：负责学校网络信息化建设、行政办公类软件平台、多媒体教学设备维保、校园网络维保项目等与部门业务相关的合同管理；

（二十六）图书馆：负责图书资料及数据库采购、图书服务等与部门业务相关的合同管理 ；

（二十七）继续教育学院：负责继续教育学历及非学历教育、各类专业培训、继续教育合作办学等与部门业务相关的合同管理；

（二十八）徐州创新创业教育学院：负责创新创业教育、培训、实践基地建设等与部门业务相关的合同管理；

（二十九）院长办公室：负责学校以上未列入归口管理的综合性合同事务的管理  。

第十四条【归口管理原则】合同内容涉及两个或以上归口管理部门的，由涉及部门协商确定归口管理部门。不能确定的，原则上由合同经费管理部门负责。

第十五条【归口管理职责】合同归口管理部门主要职责包括：

（一）根据本办法制定部门经常性业务合同管理实施细则；

（二）负责归口范围内合同文本的业务审查；

（三）审查合同事项的真实性、可行性；

（四）审查合同相对方的主体资格和资信状况；

（五）督促合同承办单位履行合同；

（六）参与合同的验收、考核及评价工作；

（七）协助合同承办单位处理合同争议、纠纷工作；

（八）负责管理范围内合同资料的归档和保管工作。

（九）归口范围内的其他合同管理工作。

第十六条【承办单位】合同承办单位是指学校各二级单位因发起合同项目或由上级指派，经学校法定授权，具体办理合同事务的部门。合同承办单位应指定专人作为合同管理员。

第十七条【承办单位职责】合同承办单位主要职责包括：

（一）申请学校法定代表人授权，办理合同授权委托书；

（二）分析论证合同事项的真实性、可行性；

（三）调查合同相对方的主体资格和资信状况；

（四）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本；

（五）根据学校相关要求，将合同文本及资料提交业务、法律审查，重要合同提交分管校长签署意见，重大合同提交校长签署意见；

（六）在授权范围内，与合同相对方订立合同；

（七）负责履行合同义务，监控合同相对方的履行情况；

（八）负责合同验收、考核、评价及评估工作；

（九）负责妥善处理合同纠纷；

（十）负责本单位合同资料的搜集、保管、备案及提交工作；

（十一）其他有关合同事务。

第十八条【合同相对方主体资格】相对方的主体资格和资信状况包括但不限于以下内容：

（一）合同相对方是否具有签约资格；

（二）合同相对方是否具有履行合同所必须的资质，对方应提供相关证明材料；

（三）合同相对方签约代表是否具有签约资格，应提供身份证明和签约资格证明，如法定代表人的身份证明或法定代表人出具的授权委托书（应明确载明委托代理事项、权限及期限）等；

（四）根据需要，可以要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；

（五）根据需要，可以要求合同对方提供履约担保。

（六）合同承办单位应审查、核实上述资料的真实性、有效性，并将上述资料连同合同文件一并保存。合同对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的，不应与其签订合同。

第三章 合同的起草

第十九条【起草单位】合同承办单位负责起草合同。

第二十条【起草文本】学校的合同应当使用示范文本。

（一）学校已制订合同示范文本的，应当尽可能使用学校合同示范文本，并根据需要对合同内容予以充实和完善；

（二）没有可以适用的学校合同示范文本的，承办单位应当使用国家或主管部门、行业协会规定或推荐使用的合同范本；

（三）没有政府部门或者行业协会提供的合同范本的，承办单位应当从维护学校利益出发，积极争取由我方草拟合同条款，主导合同的谈判和订立，确保合同条款最大限度的实现学校权益；

（四）不得不由对方草拟合同文本的，承办单位应当就合同条款积极进行谈判、严格审核合同内容，积极维护学校权益。

（五）合同承办单位不得将含有空格的合同作为合同文本交给合同相对人签章。

第二十一条 【合同洽谈】合同起草前，合同承办单位应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于重大合同，应组织法律、技术、财经等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关论证。

第二十二条 【合同条款】合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。涉及集中采购项目的合同，实质性条款应与相关集中采购文件一致。合同一般应包括以下条款：

（一）当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务，联系方式；

（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；

（三）价款及其支付（包括计算方法、支付进度、结算方式等）；

（四）履行期限、进度要求、地点和方式；

（五）验收、考核及评价的标准及方法；

（六）违约责任（包括违约金或赔偿金的计算方法等）；

（七）解决争议的方法；

（八）其他根据实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等）；

（九）合同签订的时间地点。

第二十三条 【合同附件】合同承办单位在草拟合同时，需要依据相关文件或者标准的，应在合同中约定合同当事人已对该文件或者标准充分知晓；需要附件的，应在主合同中注明附件名称，并将附件附在合同后。

设备清单、工程量清单、服务项目清单等文件应作为合同附件。

第二十四条 【合同语言】约定合同条款要明确、具体，一般不应出现“参考”、“参照”、“约”、“左右”等不明确的表述。

第二十五条 【合同争议解决】在约定解决争议的方式时，一般应约定由己方所在地人民法院管辖或己方所在地仲裁机构仲裁。

第四章 合同的审查

第二十六条 【初步审查】合同订立前，合同承办单位应根据本办法中的规定及相关实际情况对合同文本进行初步审查。

第二十七条 【业务审查】初步审查后，合同承办单位应填写《徐州工程学院合同审查表》，将合同文本及相关资料送归口管理部门进行业务审查。

合同归口管理部门应从以下几方面对合同文本进行业务审查：

（一）合同主体是否适格；

（二）合同内容是否符真实可行；

（三）合同条款是否符合国家法律法规；

（四）合同事项是否符合学校利益；

（五）合同条款是否齐备、合理；

（六）其他应业务审查的内容。

第二十八条 【法律审查】业务审查后，合同承办单位应将合同文本送交合同管理办公室进行法律审查。

第二十九条 【审计审核】审计处应依据国家法律法规和学校相关规定对合同审批程序和招投标程序进行审计审核，审核合同业务的内部控制情况。

第三十条【审查材料】合同承办单位提交业务和法律审查时需提供下列材料：

（一）《徐州工程学院合同审查表》；

（二）合同发起资料、可行性及风险的论证或说明；

（三）订立合同的依据，如有关会议纪要、公文、批示、中标通知书等；

（四）涉及采购类合同的应提供相关采购资料（如招投标文件等）；

（五）合同文本（涉外合同须提供中、外文文本）；

（六）合同对方主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；

（七）其他应提供的材料。

第三十一条【审查期限】合同审查部门应在收到送审材料后5个工作日内完成审查，作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论。

遇重大事项或其他特殊情况，可适当延长审查期限。

第三十二条 【审查意见】合同审查部门应出具书面业务审查或法律审查意见。合同审查意见应明确、具体，并由部门负责人签署。

合同承办单位和承办人应充分尊重审查意见。

第三十三条 【法律顾问】学校聘请法律顾问，负责对学校签订合同的内容提出法律建议，并接受学校有关部门提出的法律事务咨询。

针对重大合同，归口管理部门应征求校法律顾问意见。

针对重要合同，归口管理部门可征求校法律顾问意见。

第三十四条 【纵向科研合同审查例外】科研处负责的纵向科技合同不适用本办法规定的合同审查程序。相关合同管理办法由科研处根据本办法规定的内容另行制定。

    技术开发、技术转让（含专利实施许可）、技术咨询和技术服务等横向合同仍需按本办法规定的审查程序履行相关手续。

第三十五条 【人事合同审查例外】人事处负责的教职工聘用合同和劳动合同不适用本办法规定的合同审查程序。相关合同管理办法由人事处根据本办法规定的内容另行制定。

第三十六条 【所属单位合同审查例外】学校设立的具有独立法人资格的所属单位的合同不适用本办法规定的合同审查程序。相关合同管理办法由独立法人单位根据本办法规定的内容另行制定。

具有独立法人资格的学校所属单位，有权以自己名义对外签署合同并以本单位自有资产为限对外承担责任。

第五章 合同的订立

第三十七条 【项目发起】合同项目发起前，承办单位应充分论证，确保合同项目实施的科学性和可行性。

第三十八条 【资信调查】订立合同前，合同承办单位和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容，确保其具备履约能力，并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。

第三十九条 【前置程序】根据国家法律法规和学校相关规定，属于需要进行学校集中采购的项目，必须按照规定实施集中采购程序后才能签订合同。

第四十条 【合同授权】合同授权委托书的申请、签发、使用等工作，按照学校相关部门另行制定《徐州工程学院授权委托书管理办法》中的规定进行。

（一）合同由学校法定代表人订立，或由学校法定代表人授权委托其他校领导、合同承办单位主要负责人订立；

（二）未取得学校法定代表人的授权委托，学校任何二级单位或个人不得擅自以学校名义或本单位名义对外订立合同；

（三）被授权人不得超越授权范围签署合同。未经校长书面同意，不得将被授予的权利转授第三人；

（四）学校合同的法定授权分为经常性授权和临时性授权；

（五）合同授权委托书的办理由院长办公室负责；

第四十一条【备案审批】合同文本须报经国家有关主管部门审批或备案的，应履行相应程序。

第四十二条 【合同签署】重大合同由校长直接签署。重要合同由校长授权分管校长签署。一般合同由校长授权承办单位主要负责人签署。

学校另有授权的除外。

第四十三条 【合同专用章】学校刻制“徐州工程学院合同专用章”。对外签订合同应加盖“徐州工程学院合同专用章”。“徐州工程学院合同专用章”由学校合同管理办公室统一管理，任何单位不得擅自刻制和使用。

第六章 合同的履行

第四十四条 【履行原则】合同订立生效后，即具有法律约束力。各部门应遵循诚实信用原则，严格履行合同义务，敦促合同相对方积极履行合同，确保合同全面有效履行。

第四十五条 【财务结算】财务处办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关付款条款，按照合同约定付款。

第四十六条 【拒绝付款情形】有下列情形之一的，财务处有权拒绝付款：

（一）应订立书面合同而未订立；

（二）未按合同条款履约的；

（三）发票或合同审批手续不完备的；

（四）收款单位与合同相对方名称不一致的；

（五）发票盖章单位与合同相对方名称不一致的；

（六）收付款方式、金额、单价、数量与合同内容不相符的；

（七）不符合国家和学校财务管理制度的；

第四十七条 【合同补充、变更、解除】合同履行过程中，发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力或有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损，合同承办单位应立即采取相应措施，按规定程序将相关问题及时向校领导及合同归口管理部门报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜。

禁止合同承办单位及其相关经办人员在合同履行中擅自变更、解除合同。

第四十八条 【变更审查】与合同项目相关的补充协议、变更等视同新合同，需重新履行相应的合同审查程序。提交审查时，必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等。合同变更后，合同编号不予改变。变更或解除后的合同纳入本管理办法规定的管理范围。

第四十九条 【续签审查】续签合同在提交审查时，需提供续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明以及原合同，供合同审核审查部门参考。续签合同的程序同签订合同的程序一致。

第五十条【合同验收、考核及评价】学校合同履行完毕后，相关承办单位应当办理合同的验收、考核或评价程序，并妥善保管相关资料。

（一）货物、工程类采购合同必须办理合同验收手续，严格执行《徐州工程学院采购项目验收办法》。

（二）服务类采购合同应对合同相对人提供的服务内容进行考核，并提出书面考核意见。

（三）其他类合同应对合同相对人履行合同义务的情况进行说明和评价，并提出书面评价意见。

第五十一条【履行报告】合同履行完毕，合同承办单位应及时向合同归口管理部门报告合同的履行情况及结果，并提交相关验收、考核及评价的相关书面资料。

第五十二条 【合同违约】合同履行过程中，合同相对方违约的，合同承办单位及归口管理部门应以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向分管校领导汇报，防止损失扩大。

第五十三条 【纠纷解决】合同履行过程中，双方发生纠纷的，合同承办单位及合同归口管理部门应及时妥善处理。处理时应先协商解决，经协商无法解决的，应根据合同的约定选择仲裁或诉讼方式解决。

合同纠纷发生后，合同承办单位及归口管理部门应及时将有关情况报送合同管理办公室和有关校领导，并立即指派专人或组织工作小组认真应对、妥善处理，必要时应及时委托学校法律顾问参与纠纷处理；相关部门应及时准备证据材料，包括但不限于合同文本，双方书信、邮件、传真往来记录，验收材料，双方违约情况等。

第七章 合同的信息管理

第五十四条 【管理信息平台】学校应加强合同管理的信息化建设。合同管理办公室负责学校合同管理信息化平台的建设和管理。学校授权相关部门使用合同管理系统。

第五十五条 【信息保密】学校各部门应做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的工作秘密或商业秘密。

第五十六条 【资料搜集】合同事项办理完毕之前，承办单位应负责连续收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料，均应妥善加以收集和保管，并作为合同档案的组成部分，与合同一并保存、提交，不得遗弃、丢失和损毁。

第五十七条 【合同分发】合同订立生效后，应留有四份原件。分别由承办单位、归口管理部门、合同管理办公室和财务处保管。

第五十八条 【资料网备】合同订立生效后，合同承办单位应在学校合同信息管理系统中报备相关合同的实质性条款（如合同名称、相对人名称、项目金额、付款方式、付款条件）等。

第五十九条 【登记管理】合同归口管理部门应做好合同登记管理工作，建立合同文本统一分类和连续编号制度，编制年度合同登记汇总表。记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项。

第六十条 【档案管理】合同归口管理部门应定期整理合同档案，并根据学校档案管理的要求，将合同档案及时移交学校档案馆保管。

第六十一条【工作评估】合同归口管理部门和合同承办单位应于每年年末对合同履行的总体情况、重大合同履行的情况、合同相对人具体情况的进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应及时加以改进。

相关评估报告应及时提交学校合同管理工作领导小组。

第八章 责任追究

第六十二条 【无权代理】未经学校法定代表人授权擅自对外签订合同，或超越授权范围对外签订合同，给学校造成损失的，由责任人按实际损失承担赔偿责任，学校根据其情节给予相应的处分。

第六十三条 【责任追究】有下列情形之一的，视情节轻重，对主管人员或直接责任人员给予批评教育或其他处分：

（一）违反项目经费支出预算或国家财经法律法规、学校财务制度签订合同的；

（二）提供虚假资料或虚构事实签订合同的；

（三）与合同对方或第三人恶意串通，损害学校利益的；

（四）丢失或擅自销毁、涂改、隐匿合同和附件、各种函件、单据等相关材料的；

（五）因故意或重大过失泄露学校合同秘密的；

（六）在处理合同纠纷过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；

（七）法律法规、学校规章制度规定的其他情形。

第六十四条 【犯罪移送】违反学校合同管理规定，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究其刑事责任。

第九章 附则

第六十五条 【实施细则】合同归口管理部门应根据本办法制定其职责范围内经常性合同的归口管理实施细则，并报学校合同管理办公室备案。

第六十六条 【法律依据】学校各部门在办理合同事务过程中如遇到本办法没有规定的内容，依照《中华人民共和国合同法》中的相关规定执行。

第六十七条 【条文解释】本办法由徐州工程学院合同管理工作领导小组负责解释。

第六十八条 【试行时间】本办法从公布之日起试行。

     徐州工程学院

2018年6月6日